office　既存のWord文書をグループ文書に挿入するには

「グループ文書」は、何章にもわたる本の構成などに利用されます。グループ文書からどんどんサブ文書を追加することによって、複数の文書を結合することができます。グループ文書では、サブ文書の情報やページ番号なども管理してくれるので、一つまとめて索引や目次の作成も可能です。

はじめに

本を作るとき、本まるごと1冊分を一つのWord文書ファイルにすると、ファイルサイズが重くなり、ページ数がとてつもなく多くなるため、それだけパソコンに負担がかかってしまいます。そこで、それぞれ章単位でファイルを分けて、その一つ一つのファイルを「サブ文書」としてグループ文書を作成すると管理がしやすくなります。複数人で共同作業する場合も、それぞれサブ文書を編集可能です。

グループ文書は、挿入されたサブ文書をすべて結合してくれるので、まとめて索引や目次の作成が可能です。

ただし、サブ文書は相対パスではなく絶対パスで指定されるため、サブ文書ファイルを他のフォルダーに移動すると見れなくなるので注意してください。

ここでは、sample1.docx ファイルをグループ文書、sub-document.docx ファイルをサブ文書として挿入する方法について説明します。

office　サブ文書を挿入するには

sample1.docx ファイルを開き、最終行までカーソルを移動して、Enterキーを押します。

ステータスバーの［表示選択ショートカット］のなかから［アウトライン］をクリックします。

"office　2021916-704-1" 

［アウトライン］タブの［グループ文書］グループの［文書の表示］をクリックします。

"office　2021916-704-2" 

［アウトライン］タブの［グループ文書］グループの［挿入］をクリックします。

"office　2021916-704-3" 

［サブ文書の挿入］ダイアログボックスが表示されたら、sub-document.docx を選択して［開く］ボタンをクリックします。

"office　2021916-704-4" 

office　グループ文書とサブ文書両方に独自スタイルが存在する場合、以下のメッセージが表示されます。サブ文書のスタイル名を変更する場合は［はい］、すべて変更する場合［すべて変更］ボタンをクリックします。サブ文書のスタイル名を変更すると、スタイル名の後に「1」が付きます。もし、サブ文書のスタイル名を一切変更したくない場合は［すべて無視］ボタンをクリックします。ここでは、サブ文書のすべてのスタイルがグループ文書と全く同じで、スタイル名を変更する必要はないので［すべて無視］ボタンをクリックしてください。

"office　2021916-704-5" 

サブ文書が挿入されたことを確認して［アウトライン表示を閉じる］ボタンをクリックします。

"office　2021916-704-6" 

サブ文書が挿入できました。

"office　2021916-704-7" 

備考

アウトライン表示にて、［アウトライン］タブの［サブ文書の折りたたみ］をクリックすると、アウトライン表示を閉じると、サブ文書の箇所が絶対パスの表示になります。［サブ文書の折りたたみ］をクリックしたときに保存するかどうかメッセージが表示された場合は保存してください。

"office　2021916-704-8"